Adjoint(e) Exécutif(ve)

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Permanent

Description

L’adjoint exécutif relève directement du président directeur général assure son soutien exécutif et
constitue le point de contact principal des groupes d’intérêt internes et externes pour toutes les
questions relevant du bureau du président et de l’équipe de direction.

Responsabilités:
• Planifier, coordonner, suivre et mettre en application l’agenda du président directeur
générale;
• Effectuer une grande variété de tâches administratives pour le président et directeur général,
notamment la gestion d’un agenda extrêmement dynamique, la production des notes de
frais, la rédaction et la préparation de correspondances, l’organisation de voyages,
d’itinéraires et d’ordres du jour complexes et détaillés, et la constitution de dossiers de
réunion;
• Jouer un rôle de « gardien » et de « passerelle » consistant à coordonner les rendez-vous
avec le bureau du président et directeur général;
• Communiquer directement, au nom du président et directeur général, avec les membres du
conseil d’administration, les clients, les parties prenantes, les responsables
gouvernementaux, etc.;
• Documenter, prioriser et suivre les questions et dossiers soumis au président et directeur
général, y compris sur des sujets sensibles ou confidentiels. Déterminer la marche à suivre,
la transmission ou le traitement des dossiers visés;
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le président et directeur général en vue
de l’informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d’en assurer un suivi étroit.
Tenir lieu de « baromètre » de l’environnement professionnel et tenir le président et chef de
la direction informé des derniers développements;
• Assurer la production effective de livrables critiques tels que les accusés de réception et la
correspondance, et effectuer d’autres tâches en vue d’appuyer le président et directeur
général dans sa mission de direction de l’entreprise;
• Coordonner les déplacements, préparer les itinéraires et les documents de voyage requis.
Assurer la réservation des vols et des chambres d’hôtel, organiser les transports terrestres
et prendre d’autres dispositions connexes;
• Assurer la liaison administrative entre le président et le conseil d’administration et
coordonner, avec le bureau du secrétaire général, le soutien au conseil d’administration et
ses comités;
• Coordonner l’ordre du jour et la documentation de référence des réunions de l’équipe de
direction y compris hors site, et des réunions du personnel;
• Jouer un rôle de coordination auprès de l’équipe des adjointes exécutives;
• Réaliser toutes les tâches ou projets demandés par le chef de la direction.

Exigences:
• Diplôme de premier cycle de préférence;
• Minimum de 10 ans d’expérience dans l’assistance d’exécutifs ou de présidents;
• Compétences organisationnelles exceptionnelles, capacité à réaliser et prioriser des tâches
nombreuses et avec un grand souci du détail;
• Très bonnes compétences relationnelles, capacité à établir des relations avec les parties
prenantes, notamment l’équipe de gestion, les membres du conseil d’administration et les
responsables gouvernementaux.
• Capacité à exercer un jugement sûr dans diverses situations et à assurer la gestion
équilibrée de priorités multiples;
• Excellentes capacités de communication orale et écrite, bilinguisme (français et anglais).
• Approche proactive avérée de la résolution de problèmes et forte capacité décisionnelle;
• Dynamisme dans le travail en équipe, efficacité extrême dans le travail individuel;
• Capacité avérée à préserver la confidentialité des informations traitées, à prioriser les
demandes et à assurer le meilleur niveau de service à ses interlocuteurs;
• Capacité démontrée à atteindre des objectifs de performance ambitieux, à respecter les
délais dans un environnement changeant et à gérer des priorités conflictuelles ou évolutives;
• Souplesse dans l’horaire de travail est requise