Adjoint(e) exécutif(ve) du Présidente Directrice générale
Salaire
Salaire : à partir de 60,000$ par an.
Horaire
Jour
Description
Adjoint (e) exécutif(ve) du Présidente Directrice générale
Résumé
L’adjoint (e ) exécutif (ve )relève directement du président directeur général de l’organisme. I
ou elle assure son soutien exécutif et constitue le point de contact principal des groupes
d’intérêt internes et externes pour toutes les questions relevant du bureau du président et de
l’équipe de direction.
Responsabilités
• Planifier, coordonner, suivre et mettre à jour l’agenda du président directeur générale
et des autres membres de l’équipe;
• Effectuer une grande variété de tâches administratives pour le président et directeur
général, notamment la gestion d’un agenda extrêmement dynamique, la production des
notes de frais, la rédaction et la préparation de correspondances, l’organisation de
voyages, d’itinéraires et d’ordres du jour complexes et détaillés, et la constitution de
dossiers de réunion;
• Jouer un rôle de « gardien » et de « passerelle » consistant à coordonner les rendezvous avec le bureau du président et directeur général;
• Communiquer directement, au nom du président et directeur général, avec les
membres du conseil d’administration, les clients, les parties prenantes, les responsables
gouvernementaux, etc.;
• Documenter, prioriser et suivre les questions et dossiers soumis au président et
directeur général, y compris sur des sujets sensibles ou confidentiels. Déterminer la
marche à suivre, la transmission ou le traitement des dossiers visés;
• Maintenir une collaboration étroite et efficace avec le président et directeur général en
vue de l’informer de ses engagements et responsabilités à venir, et d’en assurer un suivi
étroit.
• Assurer la production effective de livrables critiques tels que les accusés de réception et
la correspondance, et effectuer d’autres tâches en vue d’appuyer le président et
directeur général et son équipe.
• Coordonner les déplacements, préparer les itinéraires et les documents de voyage
requis. Assurer la réservation des vols et des chambres d’hôtel, organiser les transports
et prendre d’autres dispositions connexes;
• Assurer la liaison administrative entre le président et le conseil d’administration et
coordonner, avec le bureau du secrétaire général, le soutien au conseil d’administration
et ses comités;
• Coordonner l’ordre du jour et la documentation de référence des réunions de l’équipe
de direction y compris hors site, et des réunions du personnel;
• Jouer un rôle de coordination auprès de l’équipe des adjointes exécutives;
• Réaliser toutes les tâches ou projets demandés par le chef de la direction.
Qualifications :
• Diplôme de premier cycle de préférence;
• Minimum de 5 ans d’expérience dans l’assistance d’exécutifs ou de présidents;
• Compétences organisationnelles exceptionnelles, capacité à réaliser et prioriser des
tâches nombreuses et avec un grand souci du détail;
• Très bonnes compétences relationnelles, capacité à établir des relations avec les parties
prenantes, notamment l’équipe de gestion, les membres du conseil d’administration et
les responsables gouvernementaux.
• Capacité à exercer un jugement sûr dans diverses situations et à assurer la gestion
équilibrée de priorités multiples;
• Excellentes capacités de communication orale et écrite, bilinguisme (français et anglais).
• Approche proactive avérée de la résolution de problèmes et forte capacité
décisionnelle;
• Dynamisme dans le travail en équipe, efficacité extrême dans le travail individuel;
• Capacité avérée à préserver la confidentialité des informations traitées, à prioriser les
demandes et à assurer le meilleur niveau de service à ses interlocuteurs;
• Capacité démontrée à atteindre des objectifs de performance ambitieux, à respecter les
délais dans un environnement changeant et à gérer des priorités conflictuelles ou
évolutives;
Numéro de référence : Groupe3737-701
Date de début prévue : Septembre 2021
Mots-clés similaires: adjointe administrative, adjointe de direction, adjoint administratif,
administration, adjointe exécutive, adjoint de direction.
Type d’emploi : Temps Plein, Permanent
Conditions importantes : Être en mesure de travailler en présentiel.
Mesures COVID-19:
Port du masque obligatoire pour tous les visiteurs et le personnel. Désinfection régulière des
espaces communs
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